Два разных обмена, которые путают
Электронный документооборот с контрагентами и электронные перевозочные документы — это две разные истории, и на этом месте чаще всего возникает путаница. Закрывающие документы ходят через оператора ЭДО. Транспортная накладная ходит через оператора ЭПД в государственную систему ГИС ЭПД. Многие операторы делают и то, и другое, поэтому для пользователя разница незаметна — до момента настройки.
Что нужно для обмена с 1С
- Оператор, у которого есть обе услуги или два оператора. Уточните у своего: работает ли он с ГИС ЭПД, а не только с обычным ЭДО.
- Модуль обмена в 1С. У типовых конфигураций обмен с ЭДО встроен; для перевозочных документов может потребоваться обновление или отдельное расширение от оператора.
- Усиленная квалифицированная подпись сотрудника, который подписывает. Та же, которой подписывается отчётность.
Как идёт документ
Заявка и данные перевозки формируются у перевозчика, накладная уходит в ГИС ЭПД, стороны подписывают свои титулы. После выгрузки закрывающие документы приходят в ваш ЭДО и подтягиваются в 1С как входящие — бухгалтеру остаётся сверить реквизиты и сумму. Ручного ввода накладной с бумаги в этой схеме нет вовсе, и это основная экономия времени, а не сама «электронность».
Что проверить при настройке
- Совпадают ли реквизиты организации в 1С и у оператора — расхождение в одной букве останавливает обмен.
- У кого есть право подписи и работает ли подпись в 1С, а не только в браузере.
- Куда приходят документы, если сотрудник в отпуске: у обмена должен быть второй ответственный.
Если 1С нет
Обмен работает и через веб-кабинет оператора: документы подписываются в браузере, выгружаются в учёт вручную. Для небольшого объёма отгрузок этого достаточно. Как перевозка выглядит с нашей стороны — на странице об ЭТрН, а что нужно сделать отправителю для перехода — в статье как перейти на ЭТрН.