Что изменилось
Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ сделал электронные перевозочные документы обязательными с 1 сентября 2026 года для всех участников автомобильной перевозки: отправителя, перевозчика и получателя. Бумажная транспортная накладная допускается только в исключениях, перечень которых определяет Минтранс.
ЭТрН — это та же транспортная накладная, только в электронном виде. Она подтверждает договор перевозки, приём груза перевозчиком и выдачу получателю. Юридически она равна бумажной: её принимают налоговая, банки и контрагенты.
Что нужно компании-отправителю
- Оператор электронных перевозочных документов (ЭПД). Это компания из реестра Минтранса, через которую документы попадают в государственную систему — ГИС ЭПД. Многие операторы электронного документооборота (те, через кого вы уже обмениваетесь УПД) оказывают и эту услугу — уточните у своего.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) у сотрудника, который подписывает накладные со стороны отправителя. Если подпись уже есть для отчётности — подойдёт она.
- Договорённость с перевозчиком. Перевозчик должен работать через оператора ЭПД: формировать накладную, подписывать её при приёме груза и передавать получателю. У нас это так по каждой перевозке — подробнее на странице об ЭТрН.
Как проходит перевозка с электронной накладной
- Формирование. Накладная создаётся до выезда: стороны, груз, маршрут, машина, водитель. Ничего не вписывается от руки в кабине.
- Погрузка. Отправитель подписывает свой раздел (титул) накладной, перевозчик — приём груза. Подписи ставятся на месте, электронно.
- Выгрузка. Получатель подписывает выдачу при приёмке. С этого момента накладная закрыта — оригинал не едет обратно с водителем.
- Хранение. Документ лежит в ГИС ЭПД и доступен всем трём сторонам. Потерять экземпляр нельзя.
Если получатель ещё не подключён
Самый частый вопрос в переходный период. Подписать электронную накладную может только подключённая сторона, поэтому договоритесь с получателем заранее — подключение к оператору занимает от нескольких дней. Пока получатель не подключён, накладная оформляется на бумаге в тех случаях, когда закон это допускает. Мы подскажем, как подключиться, — это в интересах всех троих.
Что получает бухгалтерия
Электронную накладную с подписями всех сторон и УПД в день выгрузки. Ждать оригиналов с обратным рейсом больше не нужно, а спорить о том, «что было в кузове», не о чем: все три стороны видят один и тот же документ. Подробнее — в статье о документах после перевозки.