Накладная состоит из титулов
Бумажная накладная — один лист с подписями в разных графах. Электронная устроена иначе: это набор титулов, и каждый титул подписывает своя сторона в свой момент перевозки. Поэтому вопрос «кто подписывает ЭТрН» распадается на три.
Титул грузоотправителя
Подписывается до выезда или на погрузке: отправитель подтверждает, что передал именно этот груз, в этом количестве, по этому маршруту. Подписывает сотрудник с усиленной квалифицированной электронной подписью — как правило, тот же человек, который подписывает отчётность.
Титул перевозчика
Подписывается при приёме груза. Дальше, при выдаче, перевозчик подписывает второй раз — это подтверждение, что груз доставлен в том состоянии, в каком принят. На практике подпись ставит водитель со своего устройства либо диспетчер от имени перевозчика — закон допускает оба варианта, конкретика зависит от оператора.
Титул грузополучателя
Подписывается при приёмке. С этого момента накладная закрыта, и оригинал не едет обратно с водителем. Именно этот титул чаще всего и становится узким местом: получатель должен быть подключён к оператору ЭПД.
Нужна ли подпись водителю
Водителю не нужна своя квалифицированная подпись, если за перевозчика подписывает уполномоченный сотрудник. Но удобнее, когда водитель подписывает сам: тогда отметка о приёме груза появляется на погрузке, а не вечером из офиса. У нас водители работают именно так — подробнее на странице об ЭТрН.
Если получателю подписать некем
Это самая частая ситуация переходного периода. Варианты ровно три: получатель подключается к оператору ЭПД — обычно это несколько дней; подписывает уполномоченный представитель, если такая схема согласована; либо накладная оформляется на бумаге в тех случаях, когда закон это допускает. Мы говорим об этом до рейса, а не на выгрузке — и помогаем получателю подключиться, потому что это в интересах всех троих.
Что получает бухгалтерия
Накладную с подписями всех сторон и закрывающие документы в ЭДО в день выгрузки. Ждать оригиналов с обратным рейсом больше не нужно. Что именно приходит и что в этих документах проверить — в статье о документах после перевозки.