Три документа на одну перевозку
Договор-заявка
Фиксирует маршрут, груз, машину, сроки и стоимость до выезда. Это основание перевозки: если в пути что-то пойдёт не так, стороны сверяются с ним. Подписывается до подачи машины.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Подтверждает, что груз принят перевозчиком и выдан получателю. С 1 сентября 2026 года она обязательна и оформляется в электронном виде через государственную систему ЭПД. Её подписывают три стороны: отправитель при погрузке, перевозчик при приёме, получатель при выдаче. Как это устроено — на странице об ЭТрН.
Для бухгалтерии накладная — доказательство, что услуга оказана и груз доехал. Именно она подтверждает расходы на перевозку.
Закрывающие документы
Закрывающие документы по перевозке передаём электронно — бумажных оригиналов ждать не нужно. Работаем с НДС 22%: налог выделен в документах, бухгалтерия принимает его к вычету и учитывает расходы. Документы отправляем в день выгрузки.
Что проверить бухгалтеру
- Реквизиты сторон в договоре-заявке, накладной и закрывающих документах совпадают.
- В накладной стоят все три подписи — отправителя, перевозчика и получателя. У электронной накладной статус виден в системе оператора.
- Сумма в закрывающих документах соответствует договору-заявке, НДС выделен.
- Дата закрывающих документов — дата выгрузки, а не дата платежа.
Почему это быстрее, чем раньше
С бумажной накладной оригинал ехал обратно с водителем, потом почтой — и закрыть перевозку удавалось через неделю-две. С электронной накладной получатель подписывает выдачу при приёмке, закрывающие документы отправляем следом, и бухгалтерия закрывает перевозку в день выгрузки. Полный список того, как мы работаем с юрлицами, — в разделе условий на главной.